Las herramientas de compresión son un tipo de software de utilidad. La principal función de estas herramientas es comprimir y descomprimir archivos. Una parte importante de una computadora es el espacio de almacenamiento, es muy importante mantener este almacenamiento. Por lo tanto, utilizamos herramientas de compresión para comprimir archivos grandes y reducir su tamaño. Al reducir el tamaño de los archivos es más fácil guardarlos, compartirlos o subirlos a una web o plataforma.
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¿Qué es el software de utilidad?
el software de utilidad o utilidades del sistema es un tipo de software de sistema que ayuda al funcionamiento adecuado y sin problemas de un sistema informático. Además, ayudan al sistema operativo a gestionar, organizar, mantener y optimizar el funcionamiento de un sistema informático.
5 razones para utilizar herramientas de compresión de archivos
Existen muchos servicios en línea para la compresión de archivos, pero si trabaja constantemente con documentos grandes, puede que le resulte mejor invertir en una solución probada y verdadera. Aquí hay 5 razones para utilizar un software de compresión de documentos:
Mejor para compartir
El software de compresión puede reducir el tamaño de los archivos de imágenes en blanco y negro hasta 10 veces y hasta 100 veces para imágenes en color). Esto hace que sean mucho más fáciles de enviar por correo electrónico y transmitir, ya que tardarán menos en cargarse. Los límites de tamaño de los archivos adjuntos de los correos electrónicos también pueden volverse rápidamente frustrantes, especialmente para las industrias que utilizan mucho papel, como las legales y las de seguros. Cuando a menudo tienes que trabajar con documentos grandes, resulta insostenible enviarlos de un lado a otro en tamaño completo.
Si alguna vez ha estado recibiendo un archivo adjunto de gran tamaño, sabrá que tampoco es divertido esperar interminablemente a que se descargue. Utilice un software de compresión para que el acceso a sus archivos sea mucho más rápido y sencillo. Tus colegas y amigos te lo agradecerán.
Mejor para la movilidad
La compresión facilita la accesibilidad móvil, que el 81% de los encuestados dice que necesita, como se muestra en el Informe comparativo de gestión inteligente de la información de 2019. Hacer que los documentos sean más pequeños y, por lo tanto, aptos para dispositivos Los móviles le permiten verlos o descargarlos en cualquier lugar y en cualquier momento, lo cual es especialmente útil ya que los negocios se realizan cada vez más sobre la marcha. La accesibilidad también móvil se ha vuelto más frecuente con la transición a un entorno de trabajo desde casa, ya que el trabajo remoto plantea nuevas demandas y desafíos.
Mejor para el futuro
Los documentos no sirven de nada si no se puede acceder a ellos cuando sea necesario. La compresión de archivos facilita el almacenamiento de sus documentos, ya que ocupan menos espacio y también serán más fáciles de abrir más adelante. Esto hace que sea mucho más fácil cumplir con los estándares de cumplimiento, ya que muchas industrias tienen regulaciones de retención de registros que requieren que las organizaciones conserven los documentos durante varios años. Para quienes migran a la nube, la compresión también puede acelerar ese proceso. Incluso hay formatos de archivo (es decir, PDF/A) que están diseñados para el almacenamiento a largo plazo, de modo que pueda conservar sus documentos optimizados en un formato confiable. Es como envasar al vacío, pero para tus documentos.
Mejor para tu billetera
La compresión de documentos es una excelente manera de ahorrar en costos de almacenamiento y salida de la nube, ya que las tarifas a menudo se cobran en GB por mes. Muchos servicios en la nube acabarán encareciendo a medida que crezca el contenido que necesita almacenar. Además, los proveedores suelen cobrar tarifas de salida, lo que puede ser impredecible y, por lo tanto, ejercer presión sobre su presupuesto de almacenamiento en la nube. Tener archivos de menor tamaño reduce los costos de almacenar archivos en la nube o en servidores locales, lo que también puede ahorrar en costos de ancho de banda de la red. Reducir su repositorio a una fracción del tamaño puede significar un importante ahorro de costos en múltiples frentes. Es una obviedad: puedes obtener más por menos.
Mejor para la productividad
De manera integral, la compresión de archivos es esencial para una eficiencia óptima. Ser capaz de transmitir documentos más rápido y más fácilmente ahorra mucho tiempo, por lo que no tienes que pausar constantemente tu trabajo para esperar a que se carguen o descargarn archivos (esto también puede mejorar significativamente la mentalidad y el estado de ánimo). Si bien pasar uno o dos minutos esperando por un documento puede no parecer gran cosa, con el tiempo se acumula (y se multiplica por los empleados de la fuerza laboral) en millas de horas desperdiciadas. Cuando está en juego responder a las solicitudes de los clientes de manera oportuna, puede tener consecuencias tangibles para su organización.
La compresión de archivos ofrece una serie de beneficios y el software de compresión a menudo incluye funciones adicionales que pueden mejorar aún más los flujos de trabajo de los documentos, como la tecnología OCR para que los archivos sean totalmente aptos para búsquedas de texto. Hay algunos factores a considerar al elegir el software adecuado para sus necesidades, pero en términos generales, la compresión de archivos puede beneficiar a casi cualquier persona. Piénselo, ¿alguna vez ha escuchado a alguien decir «Me gustaría que este archivo fuera más grande»?
Ejemplos de herramientas de compresión de archivos
Para Windows
WinRAR: Permite la compresión de archivos convirtiéndolos en archivos RAR. Tiene funciones como archivos Zip, archivos autoextraíbles, cifrado, verificación de autenticidad, etc.
WinZip: es una popular utilidad de compresión para Windows. Tiene características como interfaz de asistente. Además, los archivos zip también admiten RAR, CAB, TAR y otras extensiones.
ALZip
7 Zip
Zip Archiver
Para Mac OS
MacRAR: es una herramienta de compresión RAR shareware para macOS. Tiene funciones como administrador de apariencia, arrastrar y soltar, servicios de navegación, etc. También contiene documentación de AppleHelp.
MacZip: Puede comprimir archivos para macOS, Windows, Unix, etc.
Stuffit
Otros ejemplos
PeaZip: Admite más de 150 formatos de archivo.
Zip Extractor: Sirve para descomprimir los archivos. Además, funciona con tipos de archivos RAR, 7z, ZIP, etc.
Extractor de archivos RAR: Extrae los archivos RAR.
Unarchiver: también se puede utilizar para macOS. Además, desarchiva los archivos de tipo RAR, Zip, etc.